利用文本注释的力量

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作为过程改进工具的BPMN 2.0从业者指南

BPMN 2.0标准中的“文本注释”元素(或形状)是流程映射的无名英雄。使用这种形状,熟练的流程建模师可以解决冲突,并激发流程所有者、高管和一线员工的创新。在接下来的实际示例中,我们将探索这个简单形状的使用,并发现它是如何被用来提升流程流图的文档工具变成真实的过程改进工具。

BPMN 2.0标准中描述的文本注释

正式的BPMN 2.0标准是通过对象管理组织.该标准定义了Annotation形状的目的:

BPMN 2.0标准版,第28页;为强调而添加的高光

根据这个描述,我们知道“工件用于提供附加信息”。让我们继续搜索这个标准,看看能否找到更多的细节:

BPMN 2.0标准版,第30页

该标准再次声明,注解是流程流程图的“建模人员为读者提供额外文本信息的一种机制”。更多信息请参阅第71页:

BPMN 2.0标准版,第71页

这是关于如何创建Text Annotation的标准中给出的最详细的描述。正如您所看到的,我们为可接受的形状提供了一些规则(开放矩形必须用单实线绘制)。在该标准的其他地方,指导我们如何绘制“关联”(将Annotation连接到另一个形状的虚线)。

鉴于文本注释形状的这种稀疏的、实用的描述,流程建模人员可能会对形状的用途和用例感到困惑,这是可以理解的。然而,标准中的灵活性和模糊性解放了Modeler以非常有创意的方式使用这个形状,并完成一些惊人的事情。

使用注释解决冲突

学习如何创建过程流图的实践者通常会很快发现,这些图不仅仅是作为一个文档工具无论是将原材料转化为成品,还是向最终用户提供服务,过程都是商业的通用语言。其核心是,所有工作都是为了将有用的输入转化为客户愿意为之付费的有价值的输出。

因为流程是通用语言,所以流程流程图也非常有用协作工具BPM实践者经常发现自己在为大型的跨功能组合提供便利,其目标是改进某些端到端流程.每项活动邀请一名领导或代表参加。因为他们是人,他们每个人都对其他群体有一种固定的看法和先入为主的观念。这些信念是基于之前的互动,以及团队之间的移交和沟通的有效性或功能障碍。

为了说明这一点,我曾经参与绘制了一个本应相当简单的端到端流程,但却充满了冲突。该活动的范围是捕获企业费用账户报销流程,该流程在员工发生可报销费用时开始,在将相同金额存入同一员工的银行账户时结束。出席的参赛队伍包括:

1)销售人员,报销人数最多;

2)出差,财务团队负责报销;和

3)工资部,负责处理银行存款。

当我们坐下来创建我们的过程流程图时,很明显销售团队有一个议程。他们流程的第一步是完成费用帐户,但很明显,他们没有发现这项活动有增值。他们抱怨报告模板太花时间完成,他们觉得收集和提交实际收据的期望很麻烦。为了阐明他们的观点,他们坚持要捕捉一个多步骤的过程,以证明他们的任务是多么复杂。同样,差旅团队也有一个议程来记录销售团队在完成报告时是多么的无能!他们主张在自己的泳道中采用多步骤的过程,以展示所有的时间和努力,以发现销售团队的错误。

我们没有捕捉每个泳道的细节,并让竞赛者看到谁的过程“更困难”,而是使用Text Annotation形状来平息冲突。通过捕获注释中的痛点,两个团队都感到被倾听了,并且对他们的抱怨被记录下来感到满意。更重要的是,抓住他们的关注点的活动使他们能够搁置自己的不满,专注于改善进程本身。我们能够在流程流图本身中维护适当级别的细节,而不添加不必要的细节,这将增加不必要的复杂性。

文本注释形状的示例用法(红色部分)

用注释激发创新

与捕捉不满情绪一样,文本注释也可以用来识别浪费和删除它们的想法。精益的实践者,这是基于丰田生产系统,将熟悉八个废物可以存在于一个过程中。如果目标是Process Improvement,那么Annotation形状可以再次作为Modeler捕获该信息的方法,而不会增加映射本身的复杂性:

等待:我们在开始工作之前等待信息或决定的频率有多高?

运动:我们是否有过移动过度的时候?(走得太远,太多的鼠标点击,重复的动作)

在生产:我们有没有做过不被人利用的工作?(制作没人会读的报告,根据未来的销售预期制作产品)

移动对象:我们是否在办公室里移动了太多的纸质文件?我们是否保留着那些需要移动的不需要的物品?

缺陷:我们是否有时做错了工作,需要重新做一遍?原因是什么?我们如何防止同样的错误?

在处理:我们是否有时会使用错误的工具,使工作变得比需要的更困难?我们是否曾经花额外的时间让我们的工作“完美”,而实际上它只需要“足够”?

库存:我们的东西是不是太多了?我们是否曾因为必须处理的大量“事情”而放慢脚步?

浪费天赋:我们有没有用过我们的人民的智慧和力量吗?我们如何测试他们改善我们过程的想法?

通过用现有的浪费“标记”过程步骤,过程所有者和涉众被鼓励去创新新的方法来消除它。

示例:文本注释(红色部分)识别浪费和改进想法

使用图层隐藏注释

如果使用Microsoft Visio来创建流程流图,最后一个最佳实践是当Modeler希望只显示流程步骤本身时,利用“层”功能。带有许多注释的流程流程图可能会开始看起来很混乱,并不是所有读者都对标注的具体内容感兴趣。幸运的是,Visio使我们能够根据目标用户的需要轻松地隐藏和取消注释。

取消勾选“可见”框以隐藏注释

只需点击几下,所有的Text annotation就可以从视图中隐藏。

结果:注释在视图中被隐藏

总之,当您创建您自己的过程流图时,请记住Text Annotation元素的作用,它可以将团队转移到冲突中,并将他们的焦点重新指向过程改进。您的涉众将感激他们时间的宝贵使用,并且更有可能将过程流图合并到他们的过程管理活动中。

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